Một trong những bí quyết của sự thành công trong giao tiếp, đó là kỹ năng đặt câu hỏi. Vậy kỹ năng đặt câu hỏi là gì? Nó có vai trò như thế nào? Có cách gì để có thể nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi hay không? Hãy cùng Langmaster khám phá về kỹ năng đặt câu hỏi và một số cách để nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi cực hiệu quả ở bài viết dưới đây nhé!
1. Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?
Kỹ năng đặt câu hỏi (Questioning skills) có thể hiểu là cách chúng ta dẫn dắt một cuộc trò chuyện, bằng những câu hỏi mang lại không khí tích cực, giúp duy trì cuộc nói chuyện và đảm bảo khai thác thông tin theo dự kiến.
Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những kỹ năng rất quan trọng trong cuộc sống của chúng ta. Kỹ năng này cần được đào tạo và rèn luyện để có thể nâng cao khả năng giao tiếp của bản thân.
2. Vai trò của kỹ năng đặt câu hỏi
Kỹ năng đọc câu hỏi đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống và rõ ràng nhất là trong hoạt động học tập và làm việc. Kỹ năng này là một trong những nhân tố chính, quyết định sự thành công của cuộc trò chuyện.
Sau đây là những lợi ích của kỹ năng đặt câu hỏi đem lại:
- Cải thiện kỹ năng giao tiếp. Kỹ năng đặt câu hỏi đã trở thành nghệ thuật giao tiếp trong xã hội hiện nay. Đặt câu hỏi để giúp đối phương thấy được sự tập trung và hiểu biết của bạn.
- Nếu chúng ta đặt những câu hỏi thông minh, thì chúng ta sẽ nhận lại được những thông tin hữu ích. Và ngược lại, nếu chúng ta hỏi những câu không đúng trọng tâm của vấn đề, sẽ nhận lại những câu trả lời không đúng với mục đích giao tiếp.
- Khi có kỹ năng đặt câu hỏi tốt, chúng ta có thể duy trì được cuộc trò chuyện hiệu quả và chất lượng. Mục đích của cuộc trò chuyện là chúng ta nói ít nhưng người khác có thể hiểu nhiều.
Xem thêm:
=> KỸ NĂNG LẮNG NGHE LÀ GÌ? 7+ CÁCH RÈN LUYỆN KỸ NĂNG LẮNG NGHE TRONG GIAO TIẾP
3. Các nguyên tắc cơ bản để nâng cao kỹ thuật đặt câu hỏi
Sau đây là 5 nguyên tắc cơ bản để có thể nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả:
3.1 Nguyên tắc số 1: Phải luôn có kế hoạch khi đặt câu hỏi
Đây là bước quan trọng đầu tiên, để khi đặt câu hỏi cho người khác sẽ trở nên thật logic. Khi gặp những vấn đề cần được giải đáp bằng cách đặt câu hỏi, sẽ có một số người có khả năng ứng biến nhanh chóng. Tuy nhiên, chúng ta sẽ rất dễ gặp phải những câu hỏi lan man, không đúng trọng tâm, thậm chí là không biết hỏi về điều gì.
Do đó, việc lên kế hoạch cụ thể cho những vấn đề quan trọng khi muốn đặt câu hỏi là điều cần thiết. Nếu chưa kịp lên kế hoạch rõ ràng, chúng ta sẽ rất dễ đưa ra những câu hỏi không có mục đích, hoặc là những câu hỏi khiến đối phương cảm thấy khó chịu.
3.2 Nguyên tắc số 2: Đặt câu hỏi dựa theo mối quan hệ với đối phương
- Trong cuộc sống, chúng ta thường có 3 kiểu quan hệ với người được hỏi:
- Quan hệ cấp trên: Như sếp đặt câu hỏi cho nhân viên, bố mẹ đặt câu hỏi cho con cái, thầy cô đặt câu hỏi cho học sinh,...
- Quan hệ đồng cấp: Như đồng nghiệp hay bạn học đặt câu hỏi cho nhau,...
- Quan hệ cấp dưới: Ví dụ con cái đặt câu hỏi cho bố mẹ, học sinh đặt câu hỏi cho giáo viên, nhân viên đặt câu hỏi cho sếp,...
- Với từng kiểu quan hệ khác nhau, chúng ta sẽ đặt những câu hỏi với thái độ khác nhau.
Ví dụ: Khi muốn đặt câu hỏi cho giáo viên, chúng ta phải thể hiện thái độ thật khiêm tốn, lịch sự và không được phép hỏi giáo viên theo kiểu cười cợt, suồng sã giống như khi đặt câu hỏi cho bạn bè.
3.3 Nguyên tắc số 3: Sử dụng ngôn từ phù hợp với ngữ cảnh
Người có kỹ năng đặt câu hỏi tốt, sẽ biết cách sử dụng những ngôn từ sao cho phù hợp với ngữ cảnh và trình độ của người được hỏi. Khi đặt câu hỏi cho người ngoài ngành, bạn không nên chèn thêm thuật ngữ chuyên môn, bởi vì người nghe có thể không hiểu và bạn phải mất thêm thời gian để giải thích thêm một lần nữa. Chúng ta nên sử dụng từ vựng thông dụng thường ngày để ai cũng có thể hiểu ngay từ đầu.
3.4 Nguyên tắc số 4: Đặt câu hỏi thông minh
Ở những trường hợp khác nhau, sẽ có những câu hỏi khác nhau sao cho phù hợp. Nhưng dù ở bất kỳ trường hợp nào, chúng ta cũng nên đưa ra những câu hỏi đúng với trọng tâm, sáng tạo và có thể khai thác vào các vấn đề chính.
Chúng ta không nên đặt lại những câu hỏi mà đối phương đã đề cập thông tin trước đó, tránh việc có quá nhiều câu hỏi cùng lúc sẽ khiến người nghe bị rối và khó hiểu.
3.5 Nguyên tắc số 5: Tập trung lắng nghe
Trong kỹ năng đặt câu hỏi, có một điều cũng rất quan trọng đó là sự lắng nghe. Chúng ta cần phải lắng nghe, để hiểu được trọng tâm của vấn đề đang thảo luận. Nếu không có sự lắng nghe, rất có thể bạn sẽ rơi vào trường hợp phải hỏi lại những điều người khác đã đề cập và điều này thì rất khó xử trong quá trình giao tiếp.
4. Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp
4.1 Câu hỏi đóng
Câu hỏi đóng thường ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề và thưởng dùng để xác nhận lại thông tin. Câu hỏi này thường có câu trả lời là một từ, hoặc câu trả lời rất ngắn.
Chúng ta nên dùng dạng câu hỏi đóng để thăm dò vốn kiến thức của người đối diện, để kết thúc một cuộc hội thoại hay lấy ý kiến biểu quyết của mọi người.
Ví dụ: Bạn có đói bụng không? (Câu trả lời sẽ là “có” hoặc “không”.)
4.2 Câu hỏi mở
Câu hỏi mở yêu cầu người được hỏi phải suy nghĩ nhiều hơn, để có những câu trả lời về kiến thức rộng và nhiều hàm ý khác nhau.
Câu hỏi mở thường được dùng trong các trường hợp muốn tìm hiểu thêm thông tin, nắm bắt ý kiến. Có những cụm từ thường được dùng đến trong câu hỏi mở như: “Bạn có suy nghĩ gì về …” hay “Quan điểm của bạn về vấn đề…”.
Ví dụ: Bạn có cảm nghĩ gì về giáo viên toán mới đến?
Xem thêm: KỸ NĂNG PHÁT TRIỂN BẢN THÂN LÀ GÌ? LÀM SAO ĐỂ “UPDATE” BẢN THÂN MỖI NGÀY?
4.3 Câu hỏi hình nón
Câu hỏi hình nón thường bắt đầu từ những yếu tố chung nhất, sau đó yêu cầu người đối diện trả lời chi tiết thêm những câu hỏi phía sau, để có thể khai thác thông tin một cách tối đa.
Câu hỏi hình nón thường được sử dụng với mục đích điều tra thêm những thông tin chưa được tiết lộ hoặc để thu hút người được hỏi đi sâu vào cuộc trò chuyện.
Ví dụ: Nhà bạn có mấy người? Trong đó có bao nhiêu nam và bao nhiêu nữ? Tên của từng người là gì?
4.4 Câu hỏi thăm dò
Câu hỏi thăm dò là dạng câu hỏi đánh vào tâm lý của đối phương về một sự việc liên quan, nhưng mục đích của người hỏi là tìm ra câu trả lời cho một sự kiện liên quan khác.
Câu hỏi thăm dò có thể giúp bạn làm sáng tỏ những điều nghi vấn và khai thác thêm nhiều thông tin mới.
Ví dụ: Những câu hỏi thăm dò về vấn đề sức khỏe mà các bác sĩ thường sử dụng.
- Bạn có tham gia các hoạt động thể dục hay không?
- Bạn có ngủ đủ giấc hằng ngày hay không?
- Bạn có thường xuyên đi kiểm tra sức khỏe định kỳ hay không?
- Bạn có bị căng thẳng, lo âu hay trầm cảm về việc gì không?
- Bạn có ăn uống đầy đủ và lành mạnh hay không?
4.5 Câu hỏi tu từ
Câu hỏi tu từ là dạng câu hỏi đặc biệt, vì nó không yêu cầu người được hỏi phải đưa ra câu trả lời.
Câu hỏi này chỉ đơn giản là những câu diễn đạt dưới dạng câu hỏi, để cho cuộc trò chuyện trở nên hấp dẫn hơn hoặc để nhấn mạnh một chi tiết nào đó đang được thảo luận trong cuộc trò chuyện.
Ví dụ: Tại sao trên đời lại có một người thông minh như anh chứ?
5. Kỹ năng đặt câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng
- Nếu như bạn là một nhà tuyển dụng, thì kỹ năng đặt câu hỏi là điều rất cần thiết. Trong quá trình phỏng vấn trực tiếp, thường thì các nhà tuyển dụng sẽ sử dụng dạng câu hỏi mở và câu hỏi thăm dò, thông qua các tình huống giả định để tìm hiểu về năng lực, trình độ chuyên môn cũng như tính cách của các ứng viên.
Ví dụ: “Bạn sẽ làm được gì cho vị trí mà mình đang ứng tuyển?”, “Môi trường làm việc như thế nào sẽ giúp bạn phát triển tốt nhất?” hoặc “Khi gặp những áp lực hoặc căng thẳng thì bạn thường làm gì?”,...
- Nếu bạn là ứng viên, thì khi đi phỏng vấn cho một công việc mới, sẽ thường nhận được câu hỏi "Bạn có câu hỏi nào cho chúng tôi hay không?" từ nhà tuyển dụng. Trong trường hợp này, bạn cần sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi để có thể đưa ra câu hỏi thực sự có giá trị hoặc câu hỏi có thể chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy được tiềm năng, năng lực của bạn.
Ví dụ: “Công ty mong muốn điều gì ở vị trí này trong vòng 2 tháng tới?”, “Ở vị trí này mỗi ngày sẽ làm những việc gì?” hoặc “Anh/chị có nhận xét gì về sự thể hiện của tôi thông qua buổi phỏng vấn này?”,...
6. Kỹ năng đặt câu hỏi trong bán hàng
Thường thì những người mua sẽ là người đặt câu hỏi cho những người bán.
Ví dụ: “Giá của sản phẩm này là bao nhiêu?”, “Kiểu áo này có màu khác hay không?”, “Cái váy này có size gì?”,...
Tuy vậy, với cương vị là người bán, bạn cũng có thể sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi để chủ động tương tác với người mua. Từ đó, bạn có thể nắm bắt được nhu cầu, sở thích của người mua và đưa ra những gợi ý về sản phẩm phù hợp nhất.
Một số dạng câu hỏi có thể là:
- Câu hỏi về các vấn đề mà người mua đang gặp phải.
Ví dụ: “Dạ em chào anh/chị. Em được biết anh/chị đã để lại SĐT cho bên em để được tư vấn về tình trạng tóc gãy rụng. Vậy anh/chị có thể nói rõ hơn về các vấn đề hiện tại mà tóc mình đang gặp phải, để bên em có thể tư vấn rõ hơn được không ạ?”.
- Câu hỏi đặt ra dựa theo nhu cầu sử dụng của người mua.
Ví dụ: “Em thấy anh/chị mua loại serum này là rất hợp lý rồi đó ạ. Tuy nhiên kết cấu của loại serum này khá lỏng nên rất dễ bay hơi, anh/chị cần sử dụng kết hợp với kem dưỡng để khóa ẩm. Anh/ chị có yêu cầu gì về kem dưỡng ẩm không ạ?”.
- Câu hỏi nhắm vào yếu tố tâm lý.
Ví dụ: “Hiện tại, em thấy da mặt của chị đang gặp phải tình trạng mốc nền sau khi trang điểm, vấn đề này xuất phát từ việc chị chưa cấp ẩm đầy đủ cho da mặt. Chị nên sử dụng kem dưỡng ẩm càng sớm càng tốt, để da của mình không bị mốc khi trang điểm, ngoài ra còn tránh các tình trạng da bị nứt nẻ vào mùa đông. Cửa hàng bên em mới nhập bộ đôi sản phẩm serum, kem dưỡng ẩm rất phù hợp cho da khô và đang được rất nhiều chị em yêu thích đó ạ. Chị có muốn thử trải nghiệm sản phẩm này không ạ?”.
- Câu hỏi thúc đẩy mua hàng.
Ví dụ: “Chị quyết định lấy dầu gội hương hoa anh đào thơm mát hay hương hoa hồng quyến rũ này ạ?”.
Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất, là yếu tố then chốt của nghệ thuật giao tiếp. Hy vọng qua bài viết mà Langmaster đã chia sẻ, có thể giúp bạn đọc làm chủ được tất cả các tình huống trong giao tiếp.
Xem thêm: KỸ NĂNG BÁN HÀNG LÀ GÌ? 10+ KỸ NĂNG BÁN HÀNG ĐẠT DOANH THU KHỦNG
